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Manual com objetivo de mostrar passo a passo como realizar a configuração e utilização da Fila para chamada de Pacientes (Recepção e Coleta). |
Versão | Proprietário | Nota | Data |
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1.0 | Inclusão de Documento | 07/02/2025 |
Índice
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Conceito
O Módulo de Senhas para Fila de Pacientes é uma solução tecnológica projetada para organizar e otimizar o atendimento ao paciente dentro de ambientes laboratoriais, clínicas ou unidades de saúde. Este recurso permite o controle eficiente do fluxo de pacientes, proporcionando uma experiência mais ágil e sem stress, tanto para os profissionais de saúde quanto para os pacientes. Por meio de um painel de exibição, os pacientes são direcionados de forma clara e precisa para as etapas do atendimento, como a recepção ou a coleta de material, reduzindo erros e melhorando a eficiência no processo de triagem e atendimento.
Objetivo do Módulo de Senhas
A principal função do Módulo de Senhas é gerenciar a fila de pacientes de forma automatizada, exibindo em tempo real informações sobre a ordem de atendimento e orientando os pacientes sobre onde devem se dirigir (como a recepção ou a área de coleta de material). Ao gerar senhas e exibí-las em painéis eletrônicos, o sistema proporciona um fluxo de atendimento mais organizado e diminui a espera desnecessária, melhorando a experiência do paciente e a produtividade dos profissionais.
Importância e Benefícios
Organização do Atendimento: O Módulo de Senhas permite uma gestão eficiente da fila de pacientes, evitando aglomerações e confusão nos pontos de atendimento. O painel exibe informações claras sobre a ordem e o status das senhas, garantindo que os pacientes sejam atendidos de acordo com a ordem correta e o tipo de serviço necessário (como ir para a recepção ou coleta de material).
Agilidade no Atendimento: O recurso otimiza o tempo de espera ao manter o paciente informado sobre sua posição na fila e o momento exato de ser chamado. Isso reduz a ansiedade do paciente e melhora a percepção de tempo, além de agilizar a organização interna do laboratório ou clínica.
Redução de Erros e Confusões: A visualização das senhas nos painéis evita que os pacientes se desloquem para setores errados ou que se percam durante o atendimento. A ordem de chamada é exibida de forma clara e precisa, o que minimiza erros de direção e reduz a sobrecarga no atendimento.
Melhoria na Comunicação com os Pacientes: A exibição das senhas no painel eletrônico facilita a comunicação com os pacientes, proporcionando uma experiência mais intuitiva e autônoma. Eles podem visualizar suas senhas sem a necessidade de constante interação com a equipe de recepção, permitindo que a equipe foque em outras funções.
Acompanhamento em Tempo Real: O Módulo de Senhas oferece uma visão em tempo real de todo o processo de atendimento. A equipe pode visualizar, em um painel de controle, a posição de todos os pacientes na fila, otimizando a gestão do fluxo e a alocação de recursos.
Conformidade e Rastreabilidade: O sistema mantém um histórico detalhado das senhas geradas e dos atendimentos realizados, o que é importante para auditorias internas, controle de fluxo e, em alguns casos, cumprimento de normas e regulamentos de atendimento de saúde.
Importância para a Segurança
O Módulo de Senhas também tem um papel importante em garantir a segurança e a organização durante o atendimento ao paciente:
Segurança na Distribuição de Senhas: O módulo garante que o processo de chamada e direcionamento dos pacientes para a recepção ou coleta de material seja realizado de forma ordenada e segura, evitando que pacientes se misturem ou sejam atendidos fora de ordem, o que pode afetar a qualidade do atendimento ou causar atrasos.
Atenção ao Fluxo de Pacientes: O sistema permite que a equipe de atendimento tenha controle total sobre o fluxo de pacientes, monitorando as senhas em tempo real e garantindo que o paciente esteja no local correto quando chamado. Isso previne o erro humano e aumenta a precisão do atendimento.
Eficiência na Identificação do Paciente: Quando o paciente é chamado pelo sistema de senhas, ele pode ser rapidamente identificado e orientado para o local correto, como a recepção para regularização de dados ou a sala de coleta de material, garantindo que a informação sobre o paciente seja registrada de forma precisa.
Configuração/Parametrização
Deverá ser configurado a estação de trabalho, os medicos deveram informar qual a sala está atendimendo no momento essa informação será usada na fila.
Apos a configuração vá ate os parametros do sistema > Parte 4 e ative a opção Usa chamada de fila na agenda.
Com a opção ativada agora basta ir na tela de agendamento, selecionar a agenda e o dia desejado.
Selecionar o prontuario que deseja chamar e clicar no botão Proximo da fila.
Apos isso será apresentado na fila unificada a chamada do prontuario para ele se dirigir na sala configurado na estação.
Poderá ser personalizado o texto de fala via parâmetro:
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Mensagem padrão se fosse utilizar esse campo: Por favor, #senha#, se dirigir a #sala#
Tag #senha# = Nome do paciente, ou número de senha, é alterado de acordo com a chamada correspondente.
#sala# = Guiche X ou Sala X, é alterado de acordo com a chamada correspondente.
Exemplo: #senha#, se dirigir para #sala#
Como chamaria no exemplo acima: Mario, se dirigir para sala X ou COL123, se dirigir para Guichê 1.
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Intervalo entre a fala é possível somente com “,”. |
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Inicialmente deveremos realizar os cadastros de Fila, Senha e Opções que serão apresentadas no totem para geração de senha.
Cadastro de Salas/Guichês
Devemos cadastrar as salas/guichês que será exibido na tela de Painel ao chamar o paciente. (Ex.: Paciente X comparecer ao GUICHE 1).
Para acessar a tela de criação devemos ir no Menu Cadastros > Fila de Atendimento > Salas, conforme imagem abaixo:
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Para criar uma sala devemos clicar em “Adicionar”, conforme imagem abaixo:
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Código: Devemos preencher com o código para o GUICHE/SALA, exemplo GUICHE1, GUICHE2, etc. (A forma como colocar no código, é como será exibido no Painel de Chamada dos Pacientes). Descrição: Descrição para detalhar qual é a sala/guichê. Tipo de Sala: Recepção ou Coleta (Apenas para saber separar o que é o que). Chama senha somente sem atendimento: Usuários que estiverem vinculado a essa sala, só conseguirá chamar senhas que não tenha atendimento (Cadastro de Atendimento) vinculado. |
Feito isso, clicaremos em “Gravar” e nossa sala estará criada.
Cadastro de Filas
Aqui deve ser cadastrado as filas de forma organizada, onde é possível vincular quais salas/guichês pertencem aquela fila, útil também para separar as unidades, ou seja, eu posso ter uma Fila “Recepção - Unidade X” e outra Fila “Recepção - Unidade Y” pois posteriormente isso será válido para filtros e entrada correta das senhas no local correto.
Para acessar a tela de criação devemos ir no Menu Cadastros > Fila de Atendimento > Filas, conforme imagem abaixo:
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Para criar uma fila devemos clicar em “Adicionar”, conforme imagem abaixo:
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Código: Devemos preencher com o código para a FILA, exemplo RECEPCAO, COLETA, REC01, REC02, etc. Descrição: Descrição para detalhar qual é a Fila (Aqui podemos ser mais detalhistas, exemplo RECEPCAO UNIDADE X, etc). Salas: Nessa etapa a gente deverá selecionar todas as Salas/Guichês que serão utilizadas nessa fila, conforme criação feita anteriormente. |
Feito isso, clicaremos em “Gravar” e nossa fila estará criada.
Cadastro de Totem
Aqui deve ser cadastrado as opções que serão apresentadas no Totem/Tablet de Impressão/Geração de Senhas.
É importante termos as Filas cadastradas pois é necessário vinculá-las a opção do Totem.
Para acessar a tela de criação devemos ir no Menu Cadastros > Fila de Atendimento > Totem, conforme imagem abaixo:
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Para criar uma opção do Totem devemos clicar em “Adicionar”, conforme imagem abaixo:
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Descrição: Descrição para detalhar qual é a Fila (Aqui podemos ser mais detalhistas, exemplo RECEPCAO UNIDADE X, etc). Preferencial: Marca pra determinar que essa opção é para atendimento preferencial. Fila: Nessa etapa a gente deverá selecionar qual é a Fila que irá corresponder a essa opção do Totem. Posto: Nessa etapa a gente deverá selecionar qual é o Posto a qual essa opção de totem pertence. Sigla Senha: Aqui podemos Criar uma Abreviação para aparecer na frente do numero sequencial da geração de senha, ao invés de gerar senha 001, geraria PREF001 por exemplo. Ordem totem: Aqui definimos qual será a posição dessa opção na ordenação dos itens na tela do totem. |
Feito isso, clicaremos em “Gravar” e nossa opção para o Totem estará criada.
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Parametrização
Feito os cadastros, agora vamos as parametrizações necessárias.
Devemos acessar o Menu Configurações > Parâmetros do Sistema > Aba Gerais:
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Usa Fila de Atendimentos: Parâmetro obrigatório para utilização da Fila, deverá ser marcado. Caso contrário, não será possível abrir a tela de Totem (Que ficará no tablet/totem), a tela de Painel e a tela de Chamada de Pacientes. Utiliza totem sem report: Opção para utilizar com tablet/semelhantes, onde não será impresso a senha, somente será exibida em tela para o usuário tirar uma foto (Com essa opção ativa, será solicitado o nome do paciente antes da geração de senha também). Não falar os Zeros da equerda na chamada da senha: Essa opção não fala os “0” da esquerda na chamada, ou seja, a voz que chamará a senha ao invés de falar “001 - zero, zero, um” falará apenas “1 - um”. Mensagem de leitura da senha da fila unificada de atendimento - Tags disponíveis #SENHA# e #SALA#: Será o texto que será falado ao chamar uma senha no Painel, no exemplo acima, ao chamar uma senha específica, seria emitido o som “Senha 001, comparecer ao GUICHE 1” por exemplo. |
Setor de Impressão
Deverá ser configurado no setor de Impressão, os operadores deverão informar qual é a Fila que ele pertence e qual a sua Sala/Guichê.
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A Sala só será selecionada após a Seleção da Fila, pois será carregado somente as Salas/Guichês vinculado a Fila selecionada. |
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Utilizando a Fila
Totem
O Totem poderá ser utilizado em um mini-pc (caso for imprimir senha), ou em um tablet (ou qualquer outro dispositivo que possa ser utilizado como totem, caso não for imprimir senha).
Para acessar a tela, devemos acessar o menu Rotina > Fila de Atendimento > Totem. (Poderá ser criado um usuário chamado “Totem” para configurar o setor de impressão específico desse totem, pois é necessário vincular um posto no mesmo, para carregar somente as opções de totem daquele posto específico).
Será exibido todas as opções cadastradas no Cadastro de Totem exemplificado anteriormente, conforme exemplo abaixo:
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Será exibido até 2 opções por linha (Relativo de acordo com o tamanho da tela, pode exibir apenas 1 linha caso a tela seja muito pequena), e a ordem seguirá o critério já estabelecido no cadastro de totem. |
Ao “apertar/clicar” na opção desejada, caso a opção “Utiliza totem sem report” (Específico pra tablet ou outro dispositivo que abra teclado para digitar) esteja habilitada, será solicitado o nome do paciente, conforme imagem abaixo:
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Em seguida irá mostrar uma tela com a senha para o paciente tirar foto (Com essa opção ativa, é chamado o paciente pela senha e Nome digitado).
Caso a opção “Utiliza totem sem report” não esteja marcado, não será solicitado o nome, e será impresso o report na impressora configurada no Setor de Impressão.
**Criar configuração para ter impressora para selecionar**
Chamada de Paciente
O Painel de senhas é onde os atendentes (seja o pessoal da recepção ou da parte de Coleta), irá visualizar as senhas pendentes para chamada.
Para acessar a tela, deverá acessar o menu Rotinas > Fila de Atendimento > Chamada de Pacientes, conforme imagem abaixo:
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Ao clicar em um Card, podemos visualizar detalhes da senha, e mudar o status da mesma:
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Cada Coluna da tela corresponde a um status (As mudanças de status podem ser feitas ao clicar sobre o card e mudar o status, ou ao arrastar a senha para um status): Recepção: Status inicial, ou seja, Aguardando Chamada. Anunciado: Foi anunciado no Painel (Senhas nesse card, podem ser chamadas novamente ao clicar no botão “Chamar paciente”. Atendimento: Para os atendentes saberem que essa senha está em atendimento, ou seja, está em algum guichê. Coleta: Para os atendentes saberem que a senha ja foi cadastrado no sistema e está aguardando para coletar Material (Atendente deverá passar para esse status ao finalizar o atendimento), assim, as coletadoras saberão quem está pendente para fazer coleta, podendo fazer a chamada do paciente através do botão “Chamar paciente”. Concluído: Paciente finalizou o processo dentro do laboratório (Após a coletadora realizar a coleta, deverá passar o status para concluído). É exibido no card inicial o Nome do Paciente, Data/Hora da geração da senha, senha, preferencial (Esse é representado pelo símbolo de estrela “⭐”), Sala/Guichê Atual e Posto/Amostra caso tenha atendimento vinculado. |
Painel de Senhas
O Painel de senhas é onde serão apresentadas as senhas que foram chamadas, o ideal é exibir em uma TV.
Para acessar a tela, deverá acessar o menu Rotinas > Fila de Atendimento > Painel, conforme tela abaixo:
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As cores serão utilizadas as cores do laboratório colocadas no SIA, Primária (Recepção) e Terciária (Coleta). |
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Conclusão
O Módulo de Senhas para Fila de Pacientes é uma ferramenta fundamental para melhorar a gestão do atendimento e a experiência do paciente dentro de ambientes de saúde. Ao organizar o fluxo de atendimento e proporcionar informações claras sobre a ordem e os próximos passos, o módulo contribui significativamente para a eficiência operacional, segurança e qualidade no serviço prestado. Além disso, ao minimizar o tempo de espera e a confusão, melhora a percepção do paciente sobre o atendimento e aumenta a produtividade da equipe. Em resumo, a implementação desse módulo resulta em um atendimento mais organizado, ágil e seguro, refletindo positivamente na operação do laboratório ou clínica e na satisfação do paciente.