Manual com objetivo de mostrar passo a passo de como realizar o cadastramento de operadores e dos níveis de acesso dos operadores.
Versão | Proprietário | Nota | Data |
|---|---|---|---|
1.0 | Criação de documento | 07/12/2023 | |
1.1 | Atualização novo Menu | 11/07/2024 |
Índice
Conceito do Cadastro de Operadores e Níveis de Operadores
Entende-se como cadastro de operador, todos os funcionários que terão acesso ao sistema, sendo assim, cada um tendo seu login e senha com suas devidas permissões estabelecidas de acordo com sua função.
Para termos uma maior facilidade no cadastro de operador, funcionário novo ou não, temos um nível de operadores pré-definido, onde podemos selecionar as permissões e ao incluir um operador podemos selecionar esse nível, e as permissões serão configuradas de acordo com o que foi estabelecido na tela de nível de operador, podendo ser inseridas/retiradas permissões de acesso mesmo com o nível selecionado no operador, portanto é uma facilidade para não ter que ficar selecionando as permissões de acesso uma por uma para cada operador.
Inicialmente, devemos verificar e listar as permissões do operador, por exemplo: Uma “Recepcionista” deverá apenas cadastrar atendimento, prontuário, abrir e fechar caixa, receber atendimento e fazer impressão de laudos prontos, podendo modificar atendimento e prontuário, porém não podendo alterar o prontuário (paciente) incluso no atendimento. Sendo assim, deveremos informar as permissões no operador, podendo também criar um nível de operador, por exemplo: Nível de operador “Recepcionista”, então todo operador que tiver essa função eu posso selecionar esse nível que as configurações vão ser preenchidas de acordo com o que foi informado no nível de operador, lembrando que é totalmente configurável inclusão/restrição de permissão.
É importante salientarmos que todos os itens apontados neste manual, são dados sugestivos. Sendo assim, o laboratório pode criar as métricas e apontamentos que julgarem necessários, variando com o nível de apontamento que desejam atingir.
Nas telas, o sistema apresenta botões PADRÕES que serão utilizados para edição e manipulação dentro do sistema:
1 - Adicionar: Para incluir um novo registro.
2 - Outros Filtros (Gravar Ultima Pesquisa): Grava por máquina, os filtros que você faz no item “4”, ou seja, salva o último filtro que você fez e abre aquele filtro como padrão, sempre que entrar na tela específica.
3 - Limpar Filtros: Limpa todos os filtros que você faz no item “4” da tela.
4 - Campos para Filtros: Opções de Filtros e Ordenação dos campos clicando em cima das setas ⬆️ ⬇️ das respectivas colunas que deseja.
5 - Modificar/Alterar: Modifica/Altera informações do registro selecionado.
6 - Exclusão: Exclui um registro selecionado.
7 - Rastrear: Rastreabilidade de alterações realizadas no registro selecionado.
8 - Paginação: Muda a página para exibição de registros se houver mais de 1 página, podendo avançar/retornar 1 página, ou ir para a última/primeira página, respectivamente.
9 - Quantidade de Registros: Possibilidade de mudar a quantidade de registros exibido na tela.
10 - Histórico de Exclusão: Exibe em lista uma rastreabilidade de todos os registros deletados da tela específica.
Cadastro de Operadores e Níveis de Operadores
Para chegarmos as permissões dos operadores, devemos levar em consideração, a função e a área do funcionário, quais telas ele poderá acessar e fazer inclusões/alterações/exclusões, e quais informações serão disponibilizadas para ele, lembrando que esse processo é de total responsabilidade da instituição.
No Sistema, podemos alimentar as informações pertinentes as permissões dos operadores.
Cadastro de Operador: Onde de fato iremos cadastrar os usuários para acessar o sistema de acordo com suas respectivas permissões de acesso.
Cadastro de Níveis de Operadores: Onde estabelecemos padrões de permissões para as respectivas áreas, facilitando a inclusão de operadores e alterações nas permissões dos operadores já cadastrados.
Cadastro Níveis de Operadores
Para cadastrar os níveis de operadores, devemos acessar o menu de cadastro de níveis de operadores, em: “Cadastros” e “Níveis de Operadores”.
Será apresentada a tela de cadastro de níveis de operadores, e devemos clicar no botão de “ADICIONAR”, ao clicar no botão irá aparecer a seguinte tela:
Nesta tela devemos dar um nome ao Nível, como desejarmos, aconselhamos fazer por cargo para facilitar, por exemplo: “Recepcionista” e após isso definir as permissões que serão padrões para funcionários dessa área. Podemos analisar que temos 5 abas, e diversas permissões em cada aba que são referente as telas do sistema.
Abas: Cadastros, Gerencial, Rotina, Financ./Faturam., Gestão de Qualidade, Relatórios, Estatísticas, Agendamentos, Integrações, Sugestões e Configurações, que são referentes as opções que temos na parte lateral esquerda do sistema, conforme imagem abaixo:
Cadastros: Referente aos cadastros para alimentação do sistema, por exemplo: operador, exames, layouts de exames, prontuário, convênios, médicos, posto de coleta, tabela de preços, cadastros financeiros, cadastros de faturamento, etc.
Gerencial: Referente as opções relacionadas aos gerentes, por exemplo: Configurações de Automações, BI (Business Intelligence), Dashboard Gerencial, Dashs de Fluxo de Caixa, Painel do Cliente (Boletos/Pagamentos sobre o sistema), etc.
Rotina: Referente as opções relacionadas ao paciente, por exemplo: atendimento, orçamento de exames, caixa, lançamento de resultados, liberação de resultados, impressão de mapa grade, etc.
Financ./Faturam.: Aba referente a parte financeira e de faturamento que o sistema oferece, por exemplo: lançamento de contas (Pagar e Receber), Caixa, Faturamento dos convênios, guia tiss, etc. etc.
Gestão da Qualidade: Aba referente ao módulo de Gestão da Qualidade, por exemplo: Normas de Qualidade (Para auditoria), Não Conformidades, Metricare, etc.
Relatórios: Aba referente a todos relatórios que o sistema oferece, por exemplo: aniversariantes, tempo total de atendimento (TAT), Histórico de Importações de Apoio, etc.
Estatísticas: Aba referente a todos relatórios de estatística que o sistema oferece, por exemplo: estatística de exame, de convênio, operador, recipientes, etc.
Agendamentos: Aba referente as solicitações de agendamentos e agendamentos confirmados, referente a visão do paciente.
Integrações: Aba destinada as integrações que o sistema oferece, por exemplo: Envio/Importação de Exames para Apoio, Gerenciamento de Interface, Integração com WhatsApp, ChatGPT, etc.
Sugestões: Menu destinado a sugestão de recursos/melhorias com interação entre todos os clientes softeasy, podendo ter votos e acompanhamento da solicitação.
Configurações: Configurações do sistema, parâmetros em geral, setor de impressão, etc,. Geralmente configurado pelo suporte (SOFTEASY).
Opções: Acessar, Adicionar, Modifica, Consulta, Deleta.
Acessar: Opção para conseguir acessar as telas conforme permissão selecionada.
Adicionar: Operador consegue adicionar registros.
Modifica: Operador consegue modificar informações (registros) já inclusas no sistema.
Consulta: Operador apenas consulta informações (registros) sem poder alterar.
Deleta: Operador consegue excluir registros.
Então, devemos ticar o quadrado de acordo com as permissões que serão disponibilizadas, como no exemplo que demos anteriormente da recepcionista ficaria da seguinte forma:
Feito isso devemos clicar em gravar e pronto, o nível de acesso estará criado, lembrando que o código é preenchido automático.
Podemos fazer a pesquisa de níveis de operadores já incluídos no sistema através do Código, da Descrição ou Status.
Cadastro de Operadores
Para realizarmos o cadastro dos operadores, devemos acessar o seguinte menu do sistema “Cadastros” e “Operadores”, conforme imagem abaixo:
Nesta etapa, iremos de fato cadastrar os operadores, portanto, clicaremos em “ADICIONAR”.
Feito isso devemos informar o Login e Senha desse usuário, nome completo do usuário, podemos colocar postos e convênios que esse usuário poderá visualizar, e aqui um passo importante, quando temos um nível de acesso cadastrado podemos selecioná-lo no Cadastro e assim economizar tempo ao preencher as permissões.
Lembrando que será obrigatório apenas LOGIN, Nome Completo e SENHA para realizar o cadastro do operador, e o código é automático.
Abaixo teremos um modelo de cadastro de operador (no exemplo que utilizamos):
Ao selecionar o nível de acesso, temos as mesmas permissões que foram cadastradas anteriormente no Cadastro de nível de acesso, mas, podemos também fazer alterações nesse cadastro mesmo com esse nível de acesso selecionado, podendo adicionar ou retirar permissões desse usuário.
É possível configurar em “MENU FAVORITOS” uma lista de menus favoritos para cada operador, exemplo, para o médico, menu de Lançamento/Assinatura de Exames, para recepcionista, Atendimento, Orçamento, Impressão de laudo, etc.]
É possível também determinar Dias e Horário Inicial/Final que o Operador poderá acessar o sistema.
Feito isso, clicaremos em “GRAVAR” e o usuário será criado, conforme exemplo abaixo:
Podemos fazer a pesquisa de operadores já incluídos no sistema através do Código, Descrição ou Status.
Após criar o operador, faremos o login no sistema para verificar se está tudo ok de acordo com o que preenchemos. No exemplo criamos o login RAFAELC, então iremos fazer o login com esse usuário, utilizando o DOMINIO do seu laboratório. Conforme no exemplo abaixo:
Ao fazer login conseguimos identificar na parte superior a direita do sistema o operador que estamos utilizando, como podemos ver na imagem acima.
Caso o operador não tenha nenhuma permissão no MENU, o ícone/menu não será exibido na tela.
Caso seja realizado alterações nas permissões do Operador, relacionadas a ACESSO do menu é necessário deslogar do operador e logar novamente para que a Tela apareça/desapareça na listagem dos MENUS, com relação as permissões de adicionar/modificar/consultar/deletar não tem necessidade de realizar o login novamente.
Lembrando que aconselhamos a não renomear um operador, por ex.: funcionária maria que era da recepção saiu do laboratório e então foi contratado o funcionário marcos para a recepção, NUNCA alterar o nome do operador da RAFAELC para MARCOS, pois dados registrados no operador da RAFAELC estarão salvos nesse operador, o aconselhável é DESATIVAR o operador que não faz mais parte do laboratório, no caso a RAFAELC e criar um novo operador para o MARCOS.
Conclusão
O cadastro de níveis de operadores auxiliará na configuração de permissão dos operadores, podendo ser um facilitador na criação de um novo operador. Entretanto, é necessário que todas as informações sejam preenchidas adequadamente de acordo com o desejado.
Já no Cadastro de Operadores, será onde de fato serão cadastrados os usuários que irão utilizar o sistema, e será dessa tela que o sistema vai definir quais as permissões de cada operador.