Manual com objetivo de mostrar passo a passo como realizar a configuração/utilização do módulo de Soroteca do SIA, para armazenamento de tubos e fácil identificação de onde o mesmo se encontra.
Versão | Proprietário | Nota | Data |
|---|---|---|---|
1.0 | Criação de documento | 07/02/2025 |
Índice
Conceito
O Módulo de Soroteca é um recurso essencial para laboratórios de análise clínica e pesquisa na área de saúde, especialmente voltado ao armazenamento, gerenciamento e rastreamento de amostras biológicas, como soros, sangue, plasma e outros fluidos corporais. Ele permite o controle preciso e a rastreabilidade de todas as amostras armazenadas, garantindo que sejam armazenadas de forma segura e que possam ser acessadas e analisadas conforme a necessidade, dentro dos padrões exigidos de segurança e regulamentação.
Objetivo do Módulo de Soroteca
A principal finalidade do Módulo de Soroteca é organizar e otimizar o processo de armazenamento de amostras biológicas, oferecendo uma solução que integre todo o ciclo de vida da amostra, desde o momento de sua coleta até o seu descarte ou utilização em análises laboratoriais. Este módulo garante a rastreabilidade das amostras, incluindo a identificação única, o histórico de manuseio, os controles de temperatura e as condições ideais de armazenamento, assegurando a qualidade e integridade das amostras durante todo o processo.
Importância e Benefícios
Rastreabilidade e Controle: O Módulo de Soroteca permite a rastreabilidade completa das amostras armazenadas, com a criação de registros detalhados que documentam desde a coleta até o momento de seu descarte ou utilização. Isso é fundamental para garantir que todas as amostras sejam manipuladas de acordo com as normas estabelecidas e que informações vitais possam ser recuperadas rapidamente, caso necessário.
Segurança e Integridade das Amostras: A segurança e a integridade das amostras biológicas são essenciais para garantir a confiabilidade dos resultados laboratoriais. O módulo oferece ferramentas para monitorar constantemente as condições de armazenamento, como temperatura e umidade, alertando para qualquer alteração que possa comprometer as amostras. Isso reduz o risco de perda ou deterioração de materiais biológicos sensíveis, evitando prejuízos e erros nos diagnósticos.
Conformidade com Regulamentações: O módulo também ajuda os laboratórios a cumprirem as exigências das regulamentações sanitárias e científicas, como a RDC 302/2005 da ANVISA e as diretrizes internacionais para o armazenamento de amostras biológicas. Ele garante que o armazenamento e o gerenciamento das amostras atendam aos padrões de qualidade exigidos, essencial para auditorias e certificações do laboratório.
Eficiência Operacional: Com um sistema de gestão eficiente, o Módulo de Soroteca otimiza o processo de busca e localização das amostras armazenadas. A integração com outros sistemas de gestão laboratorial também permite a automação de processos, o que reduz o tempo de trabalho manual e minimiza o risco de erros humanos.
Facilidade na Gestão de Inventário: O módulo facilita o controle de inventário, permitindo o acompanhamento da quantidade de amostras armazenadas, suas características e seu estado. Isso é importante tanto para a gestão interna do laboratório quanto para garantir a disponibilidade das amostras quando necessário para pesquisas ou análises adicionais.
Importância para a Segurança
A segurança no armazenamento de amostras biológicas é uma prioridade em laboratórios humanos, e o Módulo de Soroteca é projetado para garantir que todas as amostras sejam armazenadas de acordo com as melhores práticas. Ele oferece:
Controle rigoroso de temperatura: A monitorização constante das condições de temperatura e umidade das câmaras e freezers onde as amostras estão armazenadas, alertando automaticamente sobre qualquer desvio, o que previne danos às amostras.
Acesso restrito e rastreável: O módulo garante que somente profissionais autorizados possam acessar e manusear as amostras, mantendo um controle rigoroso das movimentações e dos acessos realizados. Isso evita erros ou abusos e assegura que a cadeia de custódia da amostra seja mantida intacta.
Auditoria e Conformidade: A plataforma permite realizar auditorias de todos os processos relacionados às amostras, com o registro de todas as movimentações e alterações realizadas. Isso facilita o atendimento a requisitos legais e de certificação, além de garantir a transparência e a responsabilidade no manuseio das amostras.
Utilizando a Soroteca
Permissão de Operador
Primeiramente, o usuário/operador deverá ter permissão de Acesso a Tela de Soroteca, devemos entrar no menu Cadastro > Operadores > Navegar até a parte de CADASTROS, e marcar a opção “ACESSAR” da linha da SOROTECA, conforme imagem abaixo:
OBS.: Essa opção dará acesso a todo o módulo de Soroteca (Cadastro das Racks, Estantes, Prateleiras e Utilização da soroteca para armazenamento de tubos).
Ao dar a permissão, o usuário deverá fazer logoff do sistema e entrar novamente para a tela ser exibida no menu de acesso.
Armazenamento
Pré-Requisito:
Ter ao menos 1 Rack cadastrada e com status “ATIVO”.
Ter ao menos 1 Prateleira cadastrada e com status “ATIVO”.
Ter ao menos 1 Local cadastrado e com status “ATIVO”.
Cadastrando Local de Armazenamento
Devemos acessar o Menu Cadastros > Soroteca > Local, conforme imagem abaixo:
Clicaremos em “Adicionar” para incluir uma Local de Armazenamento.
Devemos colocar uma descrição conforme desejarmos para identificação do local, Exemplo: Freezer 1, Geladeira X, etc.
Após isso, clicar em “Gravar”.
Cadastrando Prateleira
Devemos acessar o Menu Cadastros > Soroteca > Prateleira, conforme imagem abaixo:
Clicaremos em “Adicionar” para incluir uma Prateleira.
Devemos colocar uma descrição conforme desejarmos para identificação da Prateleira, Exemplo: Prateleira A, Prateleira B, etc.
Após isso, clicar em “Gravar”.
Cadastrando Rack
Devemos acessar o Menu Cadastros > Soroteca > Rack, conforme imagem abaixo:
Clicaremos em “Adicionar” para incluir uma RACK.
Devemos colocar uma descrição conforme desejarmos, e configurar a quantidade de Linhas e Colunas que deverão ser exibidas para a tela de Armazenamento posteriormente.
Linhas = Quantidade de Linhas/Posições na VERTICAL. (LIMITE MÁXIMO 20)
Linhas = Quantidade de Colunas/Posições na HORIZONTAL. (LIMITE MÁXIMO 25)
Não será permitido editar Quantidade de linhas/colunas caso a RACK ja tenha sido usada em algum Armazenamento.
Criando um Armazenamento
Agora com todos os dados acima devidamente preenchidos podemos iniciar a utilização do armazenamento da soroteca.
Devemos acessar o Menu Cadastros > Soroteca > Armazenamento, conforme imagem abaixo:
Clicaremos em “Adicionar” para incluir um novo Armazenamento.
O primeiro passo é informar qual Rack, Local de armazenamento, Prateleira que irá utilizar.
Para isso basta sobre o campo desejado e Filtrar a Rack/Local de Armazenamento/Prateleira que deseja, após isso clicar para selecionar o registro.
Após fazer a seleção dos dados a tela de irá carregar os dados conforme cadastrou na Rack, sobre quantidade de linhas x colunas.
Agora, devemos selecionar a posição que sejamos dando um clique sobre ela, e bipar o código de barras da etiqueta do tubo, ou digitar o código do tubo e apertar enter.
Em seguida, o sistema irá identificar o tubo caso exista e irá carregar os dados do paciente
COLOCAR IMAGEM.
Dados obrigatórios para criação do armazenamento:
Ao menos 1 posição preenchida (Pra incluir um tubo na posição é necessário filtrar um tubo/código de barras válido, com validade preenchida, material é opcional).
RACK, LOCAL, PRATELEIRA.
Após clicar em salvar a posição selecionada ficará em vermelho mostrando que a posição está ocupada, se clicar na posição selecionada poderá ser editado a posição e descartar o tubo/alterar material/validade.
Temos uma legenda, para exibir quais posições estão Livres/Ocupadas,Vencidas e as que foram Descartadas e também para a posição Selecionada.
As cores mudam de acordo com cada opção, sendo:
Verde = Posição Livre.
Vermelho = Posição Ocupada.
Roxo = Posição Ocupada e Tubo Vencido.
Cinza = Posição Ocupada e Tubo descartado.
Azul = Posição Selecionada.
Caso queira descartar uma amostra devemos selecionar a posição desejada e clicar no checkbox “Descartar” e posteriormente em “Salvar”.
Caso queira descartar todas as amostras devemos clicar no botão situado no canto superior a direita “Descartar Rack”.
As modificações realizadas no armazenamento, só serão realmente salvas após clicar no botão de “GRAVAR”.
Só será permitido a edição de Armazenamentos com Status “EM USO”, caso contrário o ícone de edição servirá para “Consulta”.
Não será permitido a criação de um novo armazenamento cujo a RACK selecionada já exista no armazenamento com status “EM USO”.
Caso tenha algum exame do tubo sem resultado, não será possível armazenar o tubo.
Conclusão
O Módulo de Soroteca é um componente vital para qualquer laboratório que realize análise de amostras biológicas. Ele garante que as amostras sejam armazenadas de forma segura, controlada e rastreável, proporcionando benefícios significativos em termos de segurança, conformidade com regulamentos, eficiência operacional e integridade dos resultados laboratoriais. Com ele, os laboratórios podem ter total confiança na qualidade e no controle das amostras que manipulam, garantindo diagnósticos precisos e confiáveis.