Controle de Coleta e Envio de Materiais

Este documento visa detalhar o recurso de Controle de Coleta e Envio de Malote de Materiais. Onde serão apresentados detalhes para que recurso seja ativado, assim como as exemplificações de funcionamento do mesmo, a fim de orientar o laboratório a ter um controle assertivo de suas amostras e controle efetivo da distribuição das mesmas.

Parametrização Necessária

O recurso de monitoramento das coletas é ativado por posto e por exame, ou seja, é possível deixar o recurso ativado em uma determinada unidade de coleta e desativado em outra unidade, assim como os exames também.

Para ativar o recuso, basta acessar o menu: Cadastro > Posto de Coleta.

Ao entrar na tela do cadastro do posto, devemos marcar as opções de “Utiliza controle de coleta e envio de material” e “Exibe pacientes a coletar no módulo coleta de material”, conforme imagem abaixo:

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Figura 1. Configuração no Cadastro de Posto para utilização do recurso.

Marcando a opção destacada acima “Utiliza controle de coleta e envio de material” e “Exibe pacientes a coletar no modulo coleta de material” o sistema habilitará para esta unidade, a tela onde é possível visualizar todos os pacientes que serão coletados.

Além de possibilitar a exibição dos pacientes na tela de controle de coleta, também será possível realizar a impressão das etiquetas através da dela de coleta.

A marcação do campo também ativa o recurso de Envio de material, para esta unidade. Onde a unidade pode informar que o material está “saindo” da unidade e sendo transportado para a “central” ou local onde serão preparadas as amostras, controlando esses envios através de malotes.

É necessário também, marcar no exame se ele utiliza o fluxo de Coletar, entrar no menu Cadastro > Exame, e marcar a opção “Permite coletar na tela de coleta de material”

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Figura 2. Configuração no Cadastro de Exame para utilização do recurso.

Além disso, o exame precisa possuir um tubo de Triagem informado, conforme imagem abaixo:

Controle de Coleta

Após a ativação do recurso no cadastro do posto de coleta, e nos exames, na tela de atendimento no momento de inclusão de exames é habilitado 2 campos para marcar como “SIM” a definir qual o módulo que será utilizado, COLETA ou RECEBIMENTO/FALTA MATERIAL, conforme exemplo abaixo:

Os campos só são habilitados, caso o exame selecionado tenha a configuração necessária para utilizá-los.

Nesse caso, o operador após selecionar o exame, deve marcar qual fluxo irá seguir, COLETA ou RECEBIMENTO, clicando no campo e alterando para SIM.

No nosso caso, como estamos falando do módulo de coleta, iremos marcar o COLETA para SIM.

Ativação do monitor

Sendo assim, agora podemos acompanhar os pacientes que estão na fila para serem coletados, seguindo os critérios explicados no exemplo acima.

Devemos acessar o seguinte menu: Rotina > Coleta Material, conforme imagem abaixo:

Será exibido a seguinte tela:

Impressão das Etiquetas de Coleta

Para gerar as etiquetas do próximo paciente a ser coletado, basta que o responsável pela coleta selecione os tubos desejados. Fazendo com que o mesmo fique marcado na coluna “Selecione”, conforme imagem:

Após isso, devemos clicar em “Gerar Etiquetas”.

Lembrando, esse botão só fica habilitado se o parâmetro “Permite imprimir etiqueta FUTURA COLETA” estiver marcado.

Assim que clicar no botão, o sistema solicitará que o usuário que fará o registro de coleta informe o Usuário e Senha (Método de segurança para caso algum usuário tenha ficado logado na máquina e seja outro operador realizando impressão das etiquetas para garantir a rastreabilidade de quem realizou o processo).

Conforme tela abaixo:

Após digitar usuário e senha, será aberto as etiquetas.

Após isso, o campo de “ETQ IMPRESSAS” mudará para “SIM”.

Com isso, todos os coletores estarão cientes que o paciente em questão está em processo de coleta.

Coleta de Material

Assim que o usuário marcar a(s) amostra(s)/exame(s) desejado e clicar no botão de “Coletar” o sistema solicitará que o usuário que fará o registro de coleta informe o Usuário e Senha (Método de segurança para caso algum usuário tenha ficado logado na máquina e seja outro operador realizando a coleta para garantir a rastreabilidade de quem realizou o processo).

Conforme tela abaixo:

Após informar o usuário e senha (Usuário precisa ter permissão para acessar o módulo de coleta, caso contrário não irá deixar coletar)

E com isso o processo de coleta do paciente é finalizado, e o mesmo será excluído da fila de coleta.

Os pacientes serão apresentados em ordem de atendimento.

Vale ressaltar que apenas serão apresentados na tela do monitor de coleta os exames cujo o campo COLETA estiver com a informação SIM no ato do atendimento. Conforme exemplo:

Caso este campo esteja como NÃO os exames não serão apresentado na tela do monitoramento de coleta.

Os exames que estiverem com a opção receber “NÃO”, podem ter sua coluna alterado para “SIM” através da edição do exame no Cadastro de Atendimento ou pela tela de Recebimento e Falta Material.

Envio de Materiais

O processo de envio de materiais é o ato de informar ao sistema que as amostras estão saindo de uma localidade ou posto de coleta, e estão a caminho da unidade Central.

Possibilitando a rastreabilidade das amostras que foram selecionadas.

Geração de Malote das amostras

Para cadastrarmos um malote de materiais no sistema, é necessário acessarmos o menu:

Rotina > Coleta de Material (Envio de Malote), conforme imagem abaixo:

Para acessar a tela, é necessário que o usuário informe o seu Usuário e Senha de acesso ao sistema.

Após isso, serão apresentados na tela, todos os pacientes que tiveram coletas realizadas no sistema.

Geração de Malote

Para incluir os pacientes no malote, basta selecionar os tubos desejados, e clicar no botão “Gerar Malote”, conforme exemplo abaixo:

Será solicitado novamente a confirmação de Usuário para garantia de rastreabilidade.

Após digitar o usuário e o mesmo tenha permissão, será gerado um novo código de Malote, contendo todos os pacientes selecionados, e gerando um relatório do malote que foi criado:

Podemos observar que o código gerado do Malote é 1.

A tela ficará da seguinte forma:

Caso queira visualizar os tubos constantes no malote, iremos clicar na opção “Consul. Malot. Anteri.”

Será exibido toda listagem de malotes já realizados, onde podemos fazer buscas.

Ao clicar no “” da coluna ver, podemos ver os tubos do malote e reimprimir o malote, descoletar ou retirar algum tubo desse malote, conforme imagem de exemplo:

Para voltar para a tela de Listagem dos tubos disponíveis para geração de Malote, devemos clicar em “Atualizar Tubos”.

Envio e Recebimento do Malote

Podemos também através da mesma tela, controlar o Envio e Recebimento do malote.

Para utilizar esse controle deverá ser ativado o parâmetro em Parâmetros do Sistema > Exames “Utiliza controle de envio e recebimento de malote para os postos que utilizam controle de coleta”

Com isso, também é ativo o checkbox na tela de malote:

Sendo assim, para enviar o malote devemos clicar sobre a coluna “ENVIADO”, e podemos mudar o status do Envio do Malote para “SIM” ou “NÃO”, onde SIM = ENVIADO, e NÃO = NÃO ENVIADO.

Após isso, será apresentada uma tela para seleção do posto de destino, ou seja, o posto para onde o malote está sendo enviado, e uma confirmação se deseja enviar o Malote, e após a confirmação o status do mesmo será alterado para “SIM”;

Após inserir o posto destino clicar em “Continuar”, será alterado o campo, mostrando a mensagem de sucesso e incluindo o operador que realizou o envio.

Caso deseje voltar o status da coluna ENVIADO, basta fazer o mesmo processo e selecionar o “NÃO”. (Isso irá apagar o posto destino e o operador que realizou o envio).

O Mesmo procedimento é realizado para informar que o Malote foi RECEBIDO. Clicar sobre a coluna “RECEBIDO”, e podemos mudar o status do Recebimento do Malote para “SIM” ou “NÃO”, onde SIM = RECEBIDO, e NÃO = NÃO RECEBIDO.

Será apresentada uma confirmação se deseja receber o Malote, e após a confirmação o status do mesmo será alterado para “SIM”;

Desta forma é possível controlar a localização dos malotes, e em que etapa ele está, se já foi enviado ou não, e se já chegou ou não no seu destino.

Conclusão

O recurso de Gestão de coleta e controle de envio de malotes, é de suma importância para garantir a rastreabilidade das amostras do laboratório, além de proporcionar uma qualidade e organização nas unidades de coleta.