Cadastro de Atendimentos
- Rafael Carvalho
Manual com objetivo de mostrar passo a passo de como realizar o cadastro de Atendimentos.
Versão | Proprietário | Nota | Data |
|---|---|---|---|
1.0 | @Rafael Carvalho | Criação de documento | 13/02/2024 |
1.1 | @Rafael Carvalho | Inclusão Conferência Faturamento | 14/02/2024 |
Índice
Conceito do Cadastro de Atendimento
Entende-se como atendimento, o cadastro das (Requisições/Ordem de Serviço, entre outros nomes que são utilizados em outros sistemas), ou seja, isso inclui dados como paciente, exames, convênio, plano, pagamentos, etc.
É importante salientarmos que todos os itens apontados neste manual, são dados sugestivos. Sendo assim, o laboratório pode criar as métricas e apontamentos que julgarem necessários, variando com o nível de apontamento que desejam atingir.
Nas telas, o sistema apresenta botões PADRÕES para o atendimento que serão utilizados para edição e manipulação dentro do sistema:
1 - Receb. Material: Atalho para abrir a tela de Recebimento/Falta Material (Só é clicável caso o usuário tenha acesso a tela).
2 - Caixa: Atalho para abrir a tela de Caixa (Abertura e Fechamento) - (Só é clicável caso o usuário tenha acesso a tela).
3 - Adicionar: Para incluir um novo registro.
4 - Código de Barras: Para pesquisar um atendimento através de leitor de código de barras/digitando código de barras, código de barras é composto pela numeração do Posto+Amostra+Tubo, podendo ser de 10 ou 12 caracteres, no caso de 10 caracteres é utilizado os 2 últimos dígitos do posto, + amostra + os 2 últimos dígitos do tubo.
5 - Intervalo de Amostra: Para filtrar baseado em um intervalo de amostra, exemplo: amostra 000001 até amostra 000050.
6 - Outros Filtros:
(Gravar Ultima Pesquisa): Grava por máquina, os filtros que você faz no item “9”, ou seja, salva o último filtro que você fez e abre aquele filtro como padrão, sempre que entrar na tela específica.
(Ignora Filtro Múltiplo): Ignora a Data como filtro múltiplo durante a busca nos filtros do item “9”, ou seja, se digitar um nome na pesquisa e esse campo estiver marcado ele vai ignorar a data do filtro.
7 - Limpar Filtros: Limpa todos os filtros que você faz no item “4” da tela.
8 - Colunas: Grava por máquina, pode determinar quais colunas deseja exibir na tela de listagem do atendimento, ou seja, se possui algum campo que pro seu laboratório não é usado, você pode eliminá-lo para visualizar somente as colunas que fazem sentido ao seu negócio.
9 - Campos para Filtros: Opções de Filtros e Ordenação dos campos clicando em cima das setas das respectivas colunas que deseja.
Filtro de data pode ter período PADRÃO personalizado.
“” faz uma expansão para visualizar os exames do atendimento, caso clique no ícone da parte de filtro irá expandir todos os atendimentos exibidos em tela.
10 - Conferência de Faturamento: Acesso para o módulo de Conferência de Faturamento (Exclusivo para convênios).
11 - Modificar/Alterar: Modifica/Altera informações do registro selecionado.
12 - 2ª Via de Relatórios: Exibe possibilidades de Geração de 2ª via do atendimento (Comp. coleta, Comp. coleta2, Etiquetas, Etiquetas Apoio, Etiqueta carteirinha, Recibo Faturamento, Mapa de Trabalho Individual, GUIA TISS, Termo de consentimento e Termo de Consentimento Apoio).
13 - Consulta: Apenas consulta um registro selecionado.
14 - Exclusão: Exclui um registro selecionado.
15 - Rastrear: Rastreabilidade de alterações realizadas no registro selecionado.
16 - Paginação: Muda a página para exibição de registros se houver mais de 1 página, podendo avançar/retornar 1 página, ou ir para a última/primeira página, respectivamente.
17 - Quantidade de Registros: Possibilidade de mudar a quantidade de registros exibido na tela.
18 - Histórico de Exclusão: Exibe em lista uma rastreabilidade de todos os registros deletados da tela específica.
Cadastro de Atendimento
Antes de começar a explicar o cadastro de atendimento, podemos ter alguns bloqueios nessa tela.
Não permitir Entrar na tela de Atendimento com caixa Fechado.
Não permitir Entrar na tela de Atendimento com caixa do Dia Anterior Aberto.
Não permitir Adicionar Atendimento com caixa Fechado.
Caso o operador/usuário não tenha setor de impressão informado não será possível cadastrar atendimento. Setor de Impressão
Explicado algumas configurações, vamos ao cadastro do atendimento.
Para cadastrar um atendimento, iremos ao menu Rotina > Atendimento, conforme imagem abaixo:
Em seguida devemos clicar em “Adicionar”, será exibido a seguinte tela:
Aqui, temos 3 etapas do atendimento, a 1ª Informações do paciente, a 2ª exames e a 3ª Informações complementares/Pagamento.
Informações do Paciente
Prontuários: Aqui devemos pesquisar e selecionar um prontuário existente pelo Nome, CPF ou Data de Nascimento.
ou criar um prontuário novo, clicando no “+”. Regras de criação do prontuário seguem as mesmas de acordo com a tela de cad. prontuário, conforme manual Cadastro de Prontuários .
Em seguida, devemos selecionar a Posto que o paciente está sendo atendido.
Informações complentares: Opcional. (Pode ser que os campos Peso, Altura, Senha sejam obrigatórios de acordo com a configuração feita no Cadastro do Posto selecionado, ou de acordo com os exames que devem ser inclusos na 2ª Fase)
Informações de Envio: Selecionar o Envio e Entrega, dúvidas consultar os manuais https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2014314545
https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/673742988 (Pode ser selecionado um Envio/Entrega Padrão de Acordo com o Posto, Convênio, Prontuário, respectivamente nessa ordem).
Abaixo temos um exemplo com as informações preenchidas:
Após feito isso, devemos clicar em “Próximo” para avançar para a 2ª etapa, caso tenha algo inválido na tela ou que falte preenchimento, o sistema irá acusar qual é o campo e não deixará passar para a próxima etapa até estar corrigido.
OBS.: Só é possível Editar um Prontuário no atendimento se for uma criação, se for edição só pode ser editado o prontuário através da tela de Cadastro de Prontuário, tanto de alteração de dados do prontuário quanto de mudança de prontuário no atendimento.
Exames
Nessa etapa, devemos inserir os exames do atendimento de acordo com o pedido médico, abaixo temos um exemplo da tela em branco e algumas explicações:
1- Importar Orçamento: Esse botão só aparece caso o prontuário utilizado na etapa 1, tenha algum orçamento em “Aberto”, conforme manual de Cadastro de Orçamento de Exames
Ao clicar no botão, podemos visualizar todos os orçamentos abertos desse prontuário..
Podemos clicar no ícone “ “ para visualizar os exames, e clicar no para importar.
Irá aparecer uma mensagem de confirmação e devemos clicar em “Sim”.
Após isso, os exames serão inclusos no atendimento e devemos continuar o processo para gravar o mesmo e finalizar o cadastro.
Após importar algum orçamento o botão de “Importar orçamento” não é mais exibido para esse atendimento, pois só é possível importar/vincular 1 orçamento a 1 atendimento.
2 - Preenchimento de Informações: Dados de inserção do Exames, Convênio, Plano, Médico, etc., também será através desse item que poderá ser editado o exame/editado em massa.
Código: Pesquisa do Exame por Código/Descrição.
Convênio: Pesquisa do Convênio por Código/Descrição (Pode ser selecionado um convênio padrão de acordo com o Posto/Prontuário, respectivamente).
Plano: Pesquisa do Plano por Código/Descrição (Pode ser selecionado um plano padrão de acordo com o convênio selecionado).
Médico: Pesquisa do Médico por CRM/Descrição (Pode ser selecionado um médico padrão de acordo com o prontuário).
Material: Pesquisa do Material por Código/Descrição (Pode ser selecionado um material padrão de acordo com o exame).
Data de Entrega: Calculo realizado a partir da Rotina de Entrega do Cadastro de Exame.
Data de Fatura: Preenchido após inclusão de exame.
Matrícula: Dado pode ser obrigatório de acordo com o Convênio informado/Configurações do Convênio, geralmente utilizado para TISS.
Guia: Dado pode ser obrigatório de acordo com o Convênio informado/Configurações do Convênio, geralmente utilizado para TISS.
Cód. AMB: Dado apenas para visualização, cód. amb do exame informado na tabela de preço do plano/valor especial do plano.
Urgente: Sim ou Não (Para definir se é urgente ou não o exame, isso tem impacto na Data de Entrega do exame, baseado na rotina de Entrega Normal/Urgente configurada no cadastro do exame).
Veio: Esse campo tem alguns comportamentos diferentes de acordo com parametrização, ele serve para definir o fluxo dos exames, e consequentemente status, essa configuração requer alguns detalhes, geralmente explicado durante implantação, explicar ao suporte o cenário que mais se adapta ao fluxo do laboratório.
-FLUXO 1: Veio “SIM” e “NÃO”, determina se o material veio ou não, SIM = Status TRIADO(COLETADO), NÃO = Status “FALTA MATERIAL(NÃO COLETADO)”
OBS.: Nesse cenário, se utilizado o envio automático para o apoio, é enviado para o apoio independente da escolha, porém a impressão etiqueta do apoio e a mudança de status no atendimento, só é feita caso o veio fique “SIM”, caso contrário, irá manter o status atual do exame “FM”, e não irá imprimir a etiqueta, fazendo esse processo na tela de https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2014281823, e lá sim, irá alterar o status e imprimir a etiqueta quando o usuário informar que o material foi recebido.
-FLUXO 2: Veio “NÃO” e “Futura Coleta”, fluxo para sempre passar por um fluxo de coleta/recebimento de material, NÃO = Status “FALTA MATERIAL(SERÁ COLETADO NO DIA)”, Futura Coleta = Status “FUTURA COLETA(Será coletado futuramente)”
OBS.: Nesse cenário, se utilizado o envio automático para o apoio, é enviado para o apoio independente da escolha, porém a impressão etiqueta do apoio e a mudança de status no atendimento, só é feita caso o veio fique “NÃO”, caso contrário, irá manter o status atual do exame “FU”, e não irá imprimir a etiqueta, fazendo esse processo na tela de https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2014281823, e lá sim, irá alterar o status e imprimir a etiqueta quando o usuário informar que o material foi recebido.
-FLUXO 3: Veio “Futura Coleta”, fluxo para sempre passar por um fluxo de coleta/recebimento de material, Futura Coleta = Status “FUTURA COLETA”, nesse fluxo é utilizado o Controle de Coleta, onde é possível criar malotes de distribuição entre os postos.
OBS.: Nesse cenário, se utilizado o envio automático para o apoio, é enviado para o apoio independente da escolha, porém a impressão etiqueta do apoio e a mudança de status nunca será feita no atendimento, mantendo o status atual do exame “FU”, e não irá imprimir a etiqueta, fazendo esse processo na tela de https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2014380139, e lá sim, irá imprimir a etiqueta quando o usuário informar que o material foi recebido, e posteriormente mudando o status para “AP” após realizar a https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2074574849.
Não Fatura: Exame não deve ser faturado, ou seja, valor do exame fica “0.00”.
Anuência: Permite informar um motivo de anuência, e posteriormente tirar um relatório dos exames cujo foram marcados anuência e ver os motivos.
Possível também exibir Preparos de Exames/Lembrete de Exames nessa inclusão do exame, assim como bloquear exames com valor CH 0 ou com cod. amb vazio, entre outras parametrizações.
Caso o exame for convenio que esteja configurado para TISS, o funcionário deverá informar os dados de validação da TISS, no modal que é apresentado, conforme imagem abaixo:
3 - Colunas: Grava por máquina, pode determinar quais colunas deseja exibir na tela de listagem do atendimento, ou seja, se possui algum campo que pro seu laboratório não é usado, você pode eliminá-lo para visualizar somente as colunas que fazem sentido ao seu negócio.
Abaixo segue um exemplo preenchendo informações:
1 - Modificar/Alterar: Edição de registro.
2 - Exclusão: Deletar registro.
Caso precise de alguma alteração, pode clicar no ícone de editar na aba de “Ações” para alterar individualmente.
Em caso de edição de cadastro já gravado no sistema, pode alterar individualmente ou usar a seleção no “Att. em massa” para selecionar os exames desejados, ou todos, para alterar em massa (Obs.: Alteração em massa irá replicar as mesmas informações para todos os exames selecionados), na parte de conferência desse manual é possível visualizar o campo de Atualização em massa.
Para passar para a próxima etapa, é necessário ter incluído ao menos 1 exame.
Manuais para auxilio de configurações adicionais:
Cadastro de Convênio/Plano https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2014445625 https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2014314561 Cadastro de Operadores e Níveis de Operadores https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2014380139
Exemplo de Lembretes após inclusão do exame:
Complementos/Pagamento
Feito a inclusão dos exames desejados, vamos a parte final da criação do atendimento.
Controle: Pode ser obrigatório de acordo com a configuração do Convênio.
CID: Pode ser obrigatório de acordo com a configuração do Convênio.
Empresa (Contratado Solicitante - TISS): Pode ser obrigatório de acordo com a configuração do Convênio (Pode ser preenchido uma empresa padrão também de acordo com o Convênio).
Data Entrega: Data entrega Geral do Atendimento, pega a última data de entrega do exame (Possui parâmetro para não calcular a data de entrega geral caso tenha algum exame devendo material).
Hora: Hora de Entrega Geral (Campo manual).
Data Fatura: Data Fatura Geral do Atendimento, mesma data de cadastro podendo ser alterada. (Existe parâmetro para permitir alterar essa data somente por exame).
Informações de Pagamento/Formas de Pagamento: Só será exibido essa tela caso exista algum valor Particular, podendo ser inserido um desconto/acréscimo em % ou em R$, sendo que também pode ser limitado esses descontos por operador, baseado em faixa de valores.
Manuais para auxilio de configurações adicionais:
Cadastro de Convênio/Plano https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2014314561 https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2014478398
Vamos então, simular um pagamento, abaixo uma tela com as informações preenchidas:
Após isso, clicaremos em “Finalizar”.
É possível também exibir uma tela de Observações após “Finalizar”, conforme exemplo abaixo:
Observação de Faturamento pode fazer um bloqueio de Liberação/Assinatura de Exame (Parametrizável)
Nessa tela também aparecerá o Questionário dos exames Se houver algum exame com questionário.
Possível obrigar campo de Medicamentos, Tempo de Jejum.
É possível deixar alguns campos como obrigatório.
Caso esteja habilitado, clicaremos em “Gravar” após preencher as informações desejadas.
Em seguida, será exibido o comprovante de coleta para impressão (Caso o setor de impressão do operador esteja configurado para exibir comprovante de coleta).
Existem alguns modelos de Comprovante de Coleta, avaliar com o Suporte o melhor para o seu laboratório.
Exemplo:
Manual de Apoio Configuração de Comprovante de Coleta:
https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2401468674
Após fechar, será perguntado se deseja enviar por e-mail:
Pré-requisito: Para enviar o e-mail com o comprovante de coleta, o prontuário deverá possuir o e-mail informado.
Caso tenha efetuado o pagamento, será gerado o recibo com o valor que foi pago/recebido.
Após fechar, será voltado para a tela de listagem do atendimento e com mensagem de sucesso:
A depender do fluxo citado na etapa 2 - Preenchimento de Informações dos exames, poderá ser impresso a etiqueta no momento da finalização do Cadastro do Atendimento também.
Manual de Apoio Configuração de Etiqueta:
Conferência de Faturamento
Com a parametrização devidamente correta no cadastro de convênio (Vale ressaltar que o exame deve ter sido cadastrado após a parametrização dos dados para evitar erros de falta de informação no envio do xml para o convênio), iremos iniciar nossa conferência.
Conferindo GUIA
Para isso, iremos na tela de atendimento, e clicar no botão de conferência de faturamento, conforme imagem abaixo:
Feito isso, irá abrir a mesma tela de atendimento, com as 3 etapas (Podemos conferir o paciente e seus dados e prosseguir para a etapa de exames), onde possui com uma opção a mais na parte da aba de exames que é a conferência de Guia, conforme exemplo abaixo:
Antes de Conferir, deve-se checar para verificar se todas as informações estão corretas, caso não esteja e precise de alguma alteração, pode clicar no ícone de editar na aba de “Ações” para alterar individualmente, ou usar a seleção no “Att. em massa” para selecionar os exames desejados, ou todos, para alterar em massa (Obs.: Alteração em massa irá replicar as mesmas informações para todos os exames selecionados), essa alteração serve tanto para a tela de conferência quanto para edição de exames.
Devemos clicar na opção para selecionar guia, e selecionar a guia desejada.
No exemplo acima, temos 2 exames apenas, com a mesma guia informada, sendo assim, irei selecionar a guia e clicar no botão de “Conferir/Desconferir”.
Após clicar no botão, irá aparecer uma caixa de diálogo para confirmar a conferência.
Devemos clicar em sim, após isso, repare que será preenchido algumas informações na tabela dos exames.
Não atribuiu número de lote, pois não existe nenhum lote aberto, ou seja, irá criar um lote após eu finalizar o processo, conforme exemplo abaixo:
Agora se voltarmos para esse atendimento, será exibido que o exame está no lote 1.
Fiz o mesmo o processo em uma outra amostra para termos mais guias dentro do exemplo do faturamento.
Se o lote já estivesse aberto, não iria exibir mensagem, apenas irá incluir a guia no lote, caso esteja aberto e não esteja no limite da quantidade de guias por lote, caso contrário irá seguir o mesmo comportamento, abrindo um lote novo e gerando a mensagem.
Consulta de Lotes Gerados
Feito o processo acima, iremos agora para a parte de visualizar as guias no faturamento, devemos acessar o menu Faturamento > Lotes para faturamento
Após abrir a tela, vamos selecionar o convênio desejado e clicaremos no botão “Buscar Lotes”.
Botões:
Fechar/Reabrir Lote: Fecha ou Reabre o Lote, quando cadeado está fechado, é pra fechar o lote, quando está aberto é para reabrir o lote.
Impressão de Lote: Gera um relatório com as guias constantes no Lote.
Exclusão de Lote: Exclui o lote, com isso as amostras que foram conferidas não devem existir no lote/passam a ficar desconferidas.
Rastrear: Rastreabilidade do lote, inclusão, fechamento, quem fez a ação no lote.
Sendo assim, clicaremos no ícone “” para exibir as guias existente no lote.
Podemos observar na imagem acima que temos 2 amostras e 2 guias, porém, a guia 1234 , amostra 000025 possui 2 exames.
Após conferir se está tudo ok, vamos fechar o lote, clicando no ícone de “”.
Será exibido a caixa de diálogo para confirmação de fechamento e devemos clicar em “SIM”.
Após isso, iremos preencher o mês/ano de referência desse lote.
Exemplo:
Após isso clicaremos em “Selecionar” e será fechado o lote, exibirá uma mensagem de sucesso na tela.
Com isso, o status do lote muda para “FC” e preenche as informações das colunas de fechamento junto com o calculo total do lote:
Feito isso, o processo de criação de lote está finalizado, podendo ser gerado um XML TISS posteriormente para envio ao convênio.
Desconferindo Guia
Para desconferir a GUIA, iremos seguir o mesmo processo de conferência, porém o sistema verá que a GUIA já está conferida e com isso irá desconferir a GUIA por completo, após selecionar a guia e clicar no botão “Conferir/Desconferir” será aberto a caixa de diálogo para confirmação:
Após clicar em sim, será exibido outra caixa de diálogo para confirmação exibindo o número do lote que a guia será removida:
OBS.: Só é possível desconferir a GUIA do lote, caso o lote esteja ABERTO (Se o lote já foi fechado e precisa remover alguma guia do lote, é necessário reabrir o lote para remover).
Geração de XML TISS por Lote
Para gerar o XML agora que já finalizamos o lote, iremos no menu Faturamento > Geração Arquivo para TISS
Nesse caso, iremos utilizar a opção “Gerar por seleção de lote”.
Após preencher o convênio, irá ser exibido maiores informações sobre a geração do XML TISS (Dados já pré-carregados da configuração de convênio)
Ao selecionar o(s) lote(s) desejado(s) e clicar no botão “Gerar XML dos lotes selecionados”, será aberto uma tela para seleção de todos os lotes fechados que deseja gerar o XML.
Após isso, será baixado o arquivo XML TISS nos downloads da máquina, e pode ser utilizado no convênio.
Em implantações, é recomendado utilizar a opção “Gerar apenas relatórios de erros” para verificar somente os erros antes de gerar o arquivo XML, assim perdendo menos tempo na correção dos problemas.
Caso queira gerar novamente apenas o relatório do Lote XML, deve-se utilizar a opção “Regerar relatório lote XML”.
Lotes XML TISS
Essa tela, é destinada para agrupar todos os LOTES DE FATURAMENTO gerados, em um LOTE XML TISS, para o laboratório ter uma visão geral de quantos lotes foram gerados para aquele mês de faturamento, e uma soma total dos lotes, podendo visualizar também as guias de cada lote de faturamento incluso dentro do lote xml tiss.
Em criação.
Observações complementares Faturamento/Edição de Exame
Alteração no exame não é mais permitida quando o exame já está conferido, gerando a mensagem abaixo em caso de alteração.
Ao clicar no ícone “”, será exibido uma mensagem mais detalhada sobre o erro.
O Comportamento de mensagem de erro, segue o mesmo para qualquer tipo de mensagem sobre algum dado inválido/incorreto, aparecerá a tela com uma informação resumida e ao clicar no ícone “” será mostrado uma mensagem detalhada.
Conclusão
Podemos concluir que o Cadastro de Atendimento é a Alma do Sistema e do laboratório, pois por ele passa quase todo o fluxo de cadastros, um dos principais módulos que agrupa diversas telas/informações fazendo com que os cadastros/informações informadas sejam coerentes e corretas de acordo com as configurações pré-estabelecidas, podendo dar uma garantia e segurança ao laboratório referente ao processo de criação das requisições e sua total rastreabilidade desde o momento da inclusão do registro até a liberação/impressão do laudo, tendo integridade das informações de ponta a ponta em todo o processo.