Controle de Coleta de Material e Envio de Malote
- Rafael Carvalho
Versão | Proprietário | Nota | Data |
|---|---|---|---|
1.0 | @Rafael Carvalho | Criação do Documento | 14/02/2024 |
1.1 | @Rafael Carvalho | Atualização do Documento | 06/03/2024 |
1.2 | @Rafael Carvalho | Atualização de Imagens Coleta | 04/04/2025 |
Controle de Coleta e Envio de Materiais
Este documento visa detalhar o recurso de Controle de Coleta e Envio de Malote de Materiais. Onde serão apresentados detalhes para que recurso seja ativado, assim como as exemplificações de funcionamento do mesmo, a fim de orientar o laboratório a ter um controle assertivo de suas amostras e controle efetivo da distribuição das mesmas.
Parametrização Necessária
O recurso de monitoramento das coletas é ativado por posto e por exame, ou seja, é possível deixar o recurso ativado em uma determinada unidade de coleta e desativado em outra unidade, assim como os exames também.
Pré-Requisito: Ativar parâmetro de “Utiliza triagem eletrônica”.
Operador deverá ter SETOR DE IMPRESSÃO definido, para saber qual é o posto daquele usuário. https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/1968406579
Para ativar o recuso, basta acessar o menu: Cadastro > Posto de Coleta.
Manual para auxilio: https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2014314561
Ao entrar na tela do cadastro do posto, devemos marcar as opções de “Utiliza controle de coleta e envio de material” e “Exibe pacientes a coletar no módulo coleta de material”, conforme imagem abaixo:
Marcando a opção destacada acima “Utiliza controle de coleta e envio de material” e “Exibe pacientes a coletar no modulo coleta de material” o sistema habilitará para esta unidade, a tela onde é possível visualizar todos os pacientes que serão coletados.
Além de possibilitar a exibição dos pacientes na tela de controle de coleta, também será possível realizar a impressão das etiquetas através da dela de coleta.
A marcação do campo também ativa o recurso de Envio de material, para esta unidade. Onde a unidade pode informar que o material está “saindo” da unidade e sendo transportado para a “central” ou local onde serão preparadas as amostras, controlando esses envios através de malotes.
É necessário também, marcar no exame se ele utiliza o fluxo de Coletar, entrar no menu Cadastro > Exame, e marcar a opção “Permite coletar na tela de coleta de material”
Caso a opção “Exibe pacientes a coletar no modulo coleta de material” esteja desabilitada, não será possível utilizar a tela de coleta, esse comportamento seria somente para obrigar a utilização da tela de Recebimento/Falta Material para uma determinada unidade, conforme manual https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2014281823 , tendo que marcar no exame a opção “Permite receber na tela de coleta de material”.
Além disso, o exame precisa possuir um tubo de Triagem informado, conforme imagem abaixo:
Caso o exame tenha sido incluso no atendimento, sem ter tubo de triagem, não será exibido na tela de coleta. Mesmo que informe posteriormente o tubo e faça a edição do exame no atendimento, não irá mostrar, precisa ter o tubo no momento de INCLUSÃO do exame no atendimento.
Controle de Coleta
Após a ativação do recurso no cadastro do posto de coleta, e nos exames, na tela de atendimento no momento de inclusão de exames é habilitado 2 campos para marcar como “SIM” a definir qual o módulo que será utilizado, COLETA ou RECEBIMENTO/FALTA MATERIAL, conforme exemplo abaixo:
Os campos só são habilitados, caso o exame selecionado tenha a configuração necessária para utilizá-los.
Nesse caso, o operador após selecionar o exame, deve marcar qual fluxo irá seguir, COLETA ou RECEBIMENTO, clicando no campo e alterando para SIM.
No nosso caso, como estamos falando do módulo de coleta, iremos marcar o COLETA para SIM.
Ativação do monitor
Sendo assim, agora podemos acompanhar os pacientes que estão na fila para serem coletados, seguindo os critérios explicados no exemplo acima.
Devemos acessar o seguinte menu: Rotina > Coleta Material, conforme imagem abaixo:
Será exibido a seguinte tela:
Filtros:
Tubo (Parte de fora da Tabela): Para pesquisar um atendimento através de leitor de código de barras/digitando código de barras, código de barras é composto pela numeração do Posto+Amostra+Tubo de triagem, podendo ser de 10 ou 12 caracteres, no caso de 10 caracteres é utilizado os 2 últimos dígitos do posto, + amostra + os 2 últimos dígitos do tubo, ao fazer por essa opção, a amostra é automaticamente marcada.
Posto: Para pesquisar individualmente por posto dentro das amostras apresentadas em tela.
Amostra: Para pesquisar individualmente por amostra dentro das amostras apresentadas em tela.
Tubo (Pesquisa na Tabela): Para pesquisar um atendimento através de leitor de código de barras/digitando código de barras, conforme a outra funcionalidade, porém dessa forma aqui ele filtra somente os registros do filtro realizado e não seleciona automaticamente a(s) amostra(s).
Paciente: Para pesquisar individualmente por nome do paciente dentro das amostras apresentadas em tela.
Botão Filtro automático: Atualiza a tela a cada 10 minutos, para carregar novas amostras se houver, pode ser atualizado manualmente também, através do botão “Atualizar”.
Botão Gerar Etiqueta fica habilitado somente se o parâmetro “Permite imprimir etiqueta FUTURA COLETA” estiver marcado, ele serve para impressão da etiqueta antes de realizar a COLETA, caso contrário, a etiqueta só será impressa após realizar a COLETA pelo sistema, recomendamos deixar ativo para conseguir imprimir a etiqueta pela tela de COLETA.
Impressão das Etiquetas de Coleta
Para gerar as etiquetas do próximo paciente a ser coletado, basta que o responsável pela coleta selecione os tubos desejados. Fazendo com que o mesmo fique marcado na coluna “Sel.”, conforme imagem:
Após isso, devemos clicar em “Gerar Etiquetas”.
Lembrando, esse botão só fica habilitado se o parâmetro “Permite imprimir etiqueta FUTURA COLETA” estiver marcado.
Assim que clicar no botão, o sistema solicitará que o usuário que fará o registro de coleta informe o Usuário e Senha (Método de segurança para caso algum usuário tenha ficado logado na máquina e seja outro operador realizando impressão das etiquetas para garantir a rastreabilidade de quem realizou o processo).
Conforme tela abaixo:
Após digitar usuário e senha, será aberto as etiquetas.
Pré-Requisito: No setor de Impressão selecionado para o Operador, deve ter a opção de “Visualiza”/”Imprime” etiqueta padrão do sistema, com as opções “Imp. no receb. e coleta de material” marcada.
Após isso, o campo de “ETQ IMP (Etiquetas Impressas)” mudará para “ - que significa SIM”.
Com isso, todos os coletores estarão cientes que o paciente em questão está em processo de coleta.
Coleta de Material
Assim que o usuário marcar a(s) amostra(s)/exame(s) desejado e clicar no botão de “Coletar” o sistema solicitará que o usuário que fará o registro de coleta informe o Usuário e Senha (Método de segurança para caso algum usuário tenha ficado logado na máquina e seja outro operador realizando a coleta para garantir a rastreabilidade de quem realizou o processo).
Conforme tela abaixo:
Após informar o usuário e senha (Usuário precisa ter permissão para acessar o módulo de coleta, caso contrário não irá deixar coletar).
E com isso o processo de coleta do paciente é finalizado, e o mesmo será excluído da fila de coleta.
Caso o Paciente tenha mais de um TUBO à ser coletado, é necessário que todas as amostras listadas na grid sejam Marcadas, com isso, todas as linhas desse paciente ficarão com a coluna SELECIONE marcada.
Também é possível marcar todos os tubos que estão sendo apresentados na tela. Bastando clicar no botão MARCAR TODOS.
Exame passa para o status “FALTA MATERIAL” após ser coletado, sendo alterado esse status quando passado pelo setor de TRIAGEM.
Nota: Apenas serão apresentados nesta tela, os pacientes cadastrados na unidade de atendimento que está selecionado na “Setor de Impressão” configurado para o usuário. O Código do posto é apresentado no canto direito superior.
Os pacientes serão apresentados em ordem de atendimento.
Nota 2: A descrição do recipiente apresentado na tela de coleta, é definido no cadastro de exame, (Cadastros > Exames > Exames) através do item: Triagem.
Vale ressaltar que apenas serão apresentados na tela do monitor de coleta os exames cujo o campo COLETA estiver com a informação SIM no ato do atendimento. Conforme exemplo:
Caso este campo esteja como NÃO os exames não serão apresentado na tela do monitoramento de coleta.
Os exames que estiverem com a opção receber “NÃO”, podem ter sua coluna alterado para “SIM” através da edição do exame no Cadastro de Atendimento ou pela tela de Recebimento e Falta Material.
Envio de Materiais
O processo de envio de materiais é o ato de informar ao sistema que as amostras estão saindo de uma localidade ou posto de coleta, e estão a caminho da unidade Central.
Possibilitando a rastreabilidade das amostras que foram selecionadas.
Geração de Malote das amostras
Para cadastrarmos um malote de materiais no sistema, é necessário acessarmos o menu:
Rotina > Coleta de Material (Envio de Malote), conforme imagem abaixo:
Para acessar a tela, é necessário que o usuário informe o seu Usuário e Senha de acesso ao sistema.
Após isso, serão apresentados na tela, todos os pacientes que tiveram coletas realizadas no sistema.
Geração de Malote
Para incluir os pacientes no malote, basta selecionar os tubos desejados, e clicar no botão “Gerar Malote”, conforme exemplo abaixo:
Será solicitado novamente a confirmação de Usuário para garantia de rastreabilidade.
Após digitar o usuário e o mesmo tenha permissão, será gerado um novo código de Malote, contendo todos os pacientes selecionados, e gerando um relatório do malote que foi criado:
Podemos observar que o código gerado do Malote é 1.
A tela ficará da seguinte forma:
Caso queira visualizar os tubos constantes no malote, iremos clicar na opção “Consul. Malot. Anteri.”
Será exibido toda listagem de malotes já realizados, onde podemos fazer buscas.
Ao clicar no “” da coluna ver, podemos ver os tubos do malote e reimprimir o malote, descoletar ou retirar algum tubo desse malote, conforme imagem de exemplo:
Só é possível remover tubo/descoletar tubo do malote caso o mesmo ainda não tenha sido Recebido, campo RECEBIDO = SIM.
Para voltar para a tela de Listagem dos tubos disponíveis para geração de Malote, devemos clicar em “Atualizar Tubos”.
Envio e Recebimento do Malote
Podemos também através da mesma tela, controlar o Envio e Recebimento do malote.
Para utilizar esse controle deverá ser ativado o parâmetro em Parâmetros do Sistema > Exames “Utiliza controle de envio e recebimento de malote para os postos que utilizam controle de coleta”
Com isso, também é ativo o checkbox na tela de malote:
Com o checkbox marcado, irá consultar no cadastro do operador, os postos permitidos, e com isso, irá listar apenas os malotes desses postos permitidos, caso não tenha nenhum posto na permissão do operador será considerado todos os postos.
Sendo assim, para enviar o malote devemos clicar sobre a coluna “ENVIADO”, e podemos mudar o status do Envio do Malote para “SIM” ou “NÃO”, onde SIM = ENVIADO, e NÃO = NÃO ENVIADO.
Após isso, será apresentada uma tela para seleção do posto de destino, ou seja, o posto para onde o malote está sendo enviado, e uma confirmação se deseja enviar o Malote, e após a confirmação o status do mesmo será alterado para “SIM”;
Após inserir o posto destino clicar em “Continuar”, será alterado o campo, mostrando a mensagem de sucesso e incluindo o operador que realizou o envio.
Caso deseje voltar o status da coluna ENVIADO, basta fazer o mesmo processo e selecionar o “NÃO”. (Isso irá apagar o posto destino e o operador que realizou o envio).
O Mesmo procedimento é realizado para informar que o Malote foi RECEBIDO. Clicar sobre a coluna “RECEBIDO”, e podemos mudar o status do Recebimento do Malote para “SIM” ou “NÃO”, onde SIM = RECEBIDO, e NÃO = NÃO RECEBIDO.
Será apresentada uma confirmação se deseja receber o Malote, e após a confirmação o status do mesmo será alterado para “SIM”;
Pré-Requisito para Alterar Recebido para “SIM”: Coluna “ENVIADO” deve estar como “SIM”, pois não é possível realizar um recebimento de um malote que não foi enviado.
Não será possível voltar o ENVIADO para “NÃO” caso o RECEBIDO esteja como “SIM”.
Desta forma é possível controlar a localização dos malotes, e em que etapa ele está, se já foi enviado ou não, e se já chegou ou não no seu destino.
Quando utilizado esse recurso, só é possível triar um tubo pela tela de triagem, caso o mesmo tenha o malote vinculado a ele como “RECEBIDO” = “SIM”. https://softeasy.atlassian.net/wiki/spaces/SM/pages/2074574849
Conclusão
O recurso de Gestão de coleta e controle de envio de malotes, é de suma importância para garantir a rastreabilidade das amostras do laboratório, além de proporcionar uma qualidade e organização nas unidades de coleta.