Controle de Coleta e Envio de Materiais

Este documento visa detalhar o recurso de controle de coleta e Envio de Materiais. Onde serão apresentados detalhes para que recurso seja ativado, assim como as exemplificações de funcionamento do mesmo.

Ativação do monitor

O recurso de monitoramento das coletas é ativado por posto. Ou seja, é possível deixar o recurso ativado em uma determinada unidade de coleta e desativado em outra unidade.

Para ativar o recuso, basta acessar o menu: CADASTRO > POSTO DE COLETA

Ao realizar a alteração do cadastro do posto, será apresentada a seguinte tela:

Open

Marcando a opção destacada acima “Utiliza controle de coleta e envio de material” O sistema habilitará para esta unidade, a tela onde é possível visualizar todos os pacientes que serão coletados.

Além de possibilitar a exibição dos pacientes na tela de controle de coleta, também será possível realizar a impressão das etiquetas através da dela de coleta.

A marcação do campo também ativa o recurso de Envio de material, para esta unidade. Onde a unidade pode informar que o material está “saindo” da unidade e sendo transportado para a “central” ou local onde serão preparadas as amostras.

Controle de Coleta

Após a ativação do recurso no cadastro do posto de coleta, podemos acompanhar os pacientes que estão na fila para serem coletados. Basta acessar o seguinte menu:

PACIENTES > COLETA DE MATERIAL.

O sistema solicitará que o usuário que fará o registro de coleta informe o Usuário e senha.

Após informar o usuário e senha, será apresentada a fila dos pacientes que possuem coletas pendentes. Conforme imagem abaixo

Open

Os pacientes serão apresentados em ordem de atendimento.

A lista de pacientes apresentadas no monitoramento de coleta é atualizada automaticamente, na medida em que os pacientes desta unidade estão sendo cadastrados.

Vale ressaltar que apenas serão apresentados na tela do monitor de coleta os exames cujo o campo COLETA estiver com a informação SIM no ato do atendimento. Conforme exemplo:

Caso este campo esteja como NÃO os exames não serão apresentado na tela do monitoramento de coleta.

Os exames que estiverem com a opção receber “Não”, podem ter seu status alterado através do seguinte menu:

PACIENTES > REEBIMENTO E FALTA MATERIAL (ANALISE)

E utilizar os critérios de alteração da tela em questão:

Na tela acima, também é possível realizar o recebimento das amostras que foram marcadas com o campo “RECEBER”, “SIM”. Caso o laboratório utiliza a tela de recebimento para dar entrada nas amostras.

A alteração no cadastro do exame pode ser realizada através do seguinte menu:

CADASTROS > EXAMES > EXAMES, alterando o itens destacado abaixo:

Impressão das Etiquetas de Coleta

Para gerar as etiquetas do próximo paciente a ser coletado. Basta que o responsável pela coleta. Clique duas vezes em cima do paciente. Fazendo com que o mesmo seja tarjado de verde, e a coluna “Marca” fique com a descrição “Sim”. Conforme imagem:

Caso o Paciente tenha mais de um TUBO à ser coletado, é necessário que todas as amostras listadas na grid sejam Marcadas, com isso, todas as linhas desse paciente ficarão com a coluna Marca contendo a informação “SIM”:

Também é possível marcar todos os tubos que estão sendo apresentados na tela. Bastando clicar no botão MARCAR TODOS:

Após selecionar os Tubos que serão impressos, clique no botão GERA ETIQUETAS:

O sistema solicitará novamente o usuário e senha do usuário que está realizando a impressão das etiquetas. Garantindo a rastreabilidade de quem realizou o processo.

Após a geração das etiquetas, a coluna “Etq Impressas” ficará tarjada de amarelo, e contendo a informação “SIM”.

Com isso, todos os coletores estarão cientes que o paciente em questão está em processo de coleta.

Registrando a Coleta das Amostras

Após a coleta das amostras, é necessário informar ao sistema que as amostras foram coletadas. Para isso, é necessário marcar o paciente que foi realizado a coleta. E em seguida, clicar no botão COLETAR

Clicando no botão Coletar, o sistema solicitará novamente o usuário e senha, para confirmar o usuário que realizou a operação. E com isso o processo de coleta do paciente é finalizado, e o mesmo será excluído da fila.

Envio de Materiais

O processo de envio de materiais é o ato de informar ao sistema que as amostras estão saindo de uma localidade ou posto de coleta, e estão a caminho da unidade Central.

Possibilitando a rastreabilidade das amostras que foram selecionadas.

Geração de Malote das amostras

Para cadastrarmos um malote de materiais no sistema, é necessário acessarmos o menu:

PACIENTES > ENVIO DE MALOTE DE MATERIAL

Para acessar a tela, é necessário que o usuário informe o seu Usuário e Senha de acesso ao sistema.

Após isso, serão apresentados na tela, todos os pacientes que tiveram coletas realizadas no sistema.

Incluindo pacientes no Malote

Para incluir os pacientes no malote, basta clicar no botão. FINALIZAR:

Com isso, será gerado um novo código de Malote, contendo todos os pacientes apresentados na Grid.

No exemplo acima, foi gerado o Malote de número 4, onde o código do Malote, é apresentado a direita de cada Amostra.

Após a geração do Malote, é possível realizar a impressão da lista dos materiais pertencentes ao Malote:

Visualizando as amostras no Malote

Para visualizar todos os malotes cadastrados anteriormente, basta clicar no botão destacado abaixo.

Serão apresentados na grid lateral todos os malotes gerados, em ordem decrescente.

Basta marcar o Malote que deseja visualizar, e os pacientes pertencentes a este malote serão apresentado abaixo.

Caso seja necessário realizar a reimpressão da listagem, após selecionar o malote, clique no botão imprimir.

Retirando Amostras de um Malote

É possível retirar um paciente de um determinado Malote, para que o mesmo seja enviada em um malote seguinte.

Para isso, na tela inicial, onde serão apresentados os pacientes que serão inseridos no malote, basta marcar o paciente que precisa que seja retirado do malote, e clique no botão RETIRAR DO MALOTE.

Com isso, será apresentada uma mensagem avisando que o paciente marcado será retirado da grid de seleção, possibilitando que o malote seja gerado sem o paciente excluído.

O paciente estará disponível para geração do próximo malote. Para apresentar os pacientes disponíveis no próximo malote, é necessário que seja pressionado o botão “Procura tubos para novo malote”

Descoletando uma Amostra

O recurso permite que uma amostra seja “Descoletada” caso tenha ocorrido qualquer imprevisto com a mesma, possibilitando que seja volte para a tela de registro de coleta, vista nos tópicos anteriores.

Para “Descoletar” a amostra, basta clicar no botão DESCOLETAR, destacado abaixo:

Após clicar no botão, o sistema exigirá que o usuário informe o seu Usuário e senha de acesso ao sistema.

Confirmando a operação, o sistema solicitará que o usuário descreva o motivo pelo qual ele está descoletando a amostra:

Após informar o motivo, será apresentado uma mensagem confirmando a operação.

A amostra em questão voltará a ficar disponível na fila de coleta, para que uma nova coleta seja registrada para a amostra.

Envio e Recebimento do Malote

Através do recurso de malote, é possível controlar o Envio e recebimento do malote. Para realizar esse controle, basta acessar o menu PACIENTES > ENVIO DE MALOTE DE MATERIAL, e consultar os malotes gerados, através do botão “Consulta Malotes Anteriores”.

Após os malotes serem apresentados na Grid, basta clicar duas vezes sobre a informação da coluna ENVIADO, para mudar o status do Malote para enviado.

Será apresentada uma confirmação se deseja enviar o Malote, e após a confirmação o status do mesmo será alterado para “Enviado SIM”;

Caso deseje voltar o status da coluna ENVIADO, basta clicar novamente na coluna ENVIADO para cancelar o envio.

Uma mensagem de confirmação será apresentada após clicar 2 vezes:

O Mesmo procedimento é realizado para informar que o Malote foi RECEBIDO. Clicando 2 vezes no campo destacado abaixo, o status do Malote será alterado para RECEBIDO SIM:

Desta forma é possível controlar a localização dos malotes.

Pesquisando Malotes

Na medida que o recurso é utilizado, o numero de malotes aumentará significativamente. E para evitar perda de tempo na localização dos malotes, basta realizar a pesquisa pelo número do malote.

Clicando no botão “Consultar malotes Anteriores”

Após os malotes serem apresentado na grid ao lado, basta informar o número do malote no campo Cod. Barras, que o cursor será direcionado ao lote que está pesquisado.

Conclusão

O recurso de Gestão de coleta e controle de envio de malotes, é de suma importância para garantir a rastreabilidade das amostras do laboratório, além de proporcionar uma qualidade e organização nas ilhas de coleta.